Kako se piše poslovni mejl?

Danas postoji oko 4.37 milijardi korisnika mejla, uz konstantnu težnju za daljim rastom. Konkretno, do 2024. se očekuje porast od dodatnih 2.5% (izvor: The Radicati Group). Uzimajući u obzir broj stanovnika naše planete Zemlje, to čini preko 50%.

Foto: Google Images

Imajući u vidu broj korisnika mejla, kao i činjenicu da slanjem mejla ulazimo u nečiji privatni prostor, treba ispoštovati nekoliko osnovnih pravila sastavljanja mejla – pravila važe za pisanje bilo kojeg mejla, a naročito poslovnog, zato što je tada veća šansa da ne poznajemo sagovornika i da je to prva tačka međusobnog kontakta.

Koje elemente sadrži pravilno napisan mejl?

Na samom početku ćemo krenuti od forme mejla. Svaki mejl treba da sadrži 5 elemenata:

1. Subject

Kada primaocu stigne mejl, postoje dva podatka koje prvo vidi, a to su pošiljalac i subject mejla. Ta dva podatka bi trebalo da mu budu dovoljna da stekne okvirnu sliku o sadržini mejla, zato je potrebno da subject bude što precizniji i jasniji.

2. Pozdrav na početku mejla

Ovo je prva tačka obraćanja nakon što primalac otvori mejl. Potrudite se da bude u skladu sa zvanjem, godinama i vašim međusobnim odnosom. Različito ćete se obradtiti najbližem kolegi i poslovnom saradniku iz druge firme.

3. Telo mejla

Sadržaj mejla je centralno i najduže mesto mejla. U tom delu je potrebno da se nađu sva pitanja, informacije, zaključci koje ste naumili da saopštite primaocu. Načinom pisanja ovog dela ćemo se baviti u kasnijem delu teksta.

4. Završnica mejla

Završnica mejla najčešće čini 1-2 rečenice u kojoj sumirate vaša očekivanja za dalji korak u komunikaciji i pravite prelaz od tela mejla do otpozdrava i potpisa, kako prelaz ne bi postojao nagli prelaz.

5. Otpozdrav i potpis

Na samom kraju mejla, otpozdravljate primaoca i potpisujete se. Potpis možete u neti i kao fiksni deo vašeg mejla

Kako treba da izgleda telo mejla?

Ne postoji adekvatna dužina, broj paragrafa ili karaktera kojim treba da se vodite kada pišete mejl. Bitno je da na umu imate nekoliko stvari:

1. Šta je svrha mejla?

Pre obraćanja nekome treba da znate šta je namena mejla koji šaljete – da nekoga informišete o nečemu, da postavite pitanja, da pozovete da prisustvuje nečemu, da nešto poklonite i time obnovite odnose, itd.

Imajte na umu tu svrhu i već na samom početku dajte naznaku šta je poenta mejla, kako bi primalac lakše pratio ostatak.

2. Kako da olakšam primaocu da što jednostavnije razume poruku koju želim da prenesem?

Budite što koncizniji i pružite dovoljno informacija na osnovu kojih će primalac moći da vam pruži odgovor, odnosno, ne ni suvišno, kako ne biste razvodnili poentu. Pravite smislene pause i naznačite ključne reči, rokove i sl.

3. Šta je sledeći korak koji očekujem?

Svaki mejl pored svrhe treba da ima i jasan sledeći korak. Budite precizni po tom pitanju kako bi primaocu bilo jednostavnije da razume šta se od njega očekuje.

4. Kako da povećam šanse za odgovorom?

Poznato je da u poslovnoj komunikaciji putem mejlova ne mora sve da teče kao na traci i da na odgovore nekada može da se čeka i po više dana ili nedelja. Izvesno je da primalac pročita mejl i na osnovu sopstvene procene urgentnosti, trenutne lične liste obaveza i zahtevnosti odgovora izvaga kada će na njega odgovoriti. Jasno je da na nečiju listu obaveza ne možete da utičete, ali pored prethodnih koraka gde smo govorili o tome da primalac treba jasno da razume šta se od njega očekuje i šta su dalji koraci u komunikaciji, neophodno je da se potrudite da mejl ne zvuči previše robotizovano i da se oseti da iza tastature sedi osoba na koju će uticati taj odgovor.

I na samom kraju, ukoliko vam je polje poslovnih mejlova potpuna nepoznanica, poslužite se internetom i nekim templejtima koji vam mogu poslužiti kao kostur koji kasnije možete preurediti po svojim potrebama.